Datenschutzordnung des SSC Schwerfen 1924 e.V.

 

Datenschutzordnung

 

Der SSC Schwerfen 1924 e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert

personenbezogene Daten ( z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation

des Spielbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins ). Um die Vorgaben der EU-

Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen,

Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein

die nachfolgende Datenschutzordnung.

 

  • 1 Allgemeines

 

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen

und Teilnehmern am Sport-und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, sowohl

automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlich und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten

 

  • 2 Verarbeitung personenbezogene Daten der Mitglieder

 

  1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede

Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

 

  1. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die

Folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift

(Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereisnbeitritts,

Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und

Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf.

Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

 

  1. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

 

 

  • 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitarbeit

 

  1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung, auf der Internetseite des Vereins und in Internetauftritten veröffentlich und an die Presse weitergegeben.

 

  1. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellungen, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.

 

  1. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung (schriftlich) der abgebildeten Personen.

 

  1. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstandes, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlich

 

  • 4 Zuständigkeit für die Datenverarbeitung im Verein

 

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach §26 BGB. Funktional ist die Aufgabe den Ressort allgemeine Verwaltung z.B. dem Geschäftsführer zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

 

Der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art.30 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

 

 

  • 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliedsdaten und –listen

 

  1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und

Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umgang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

 

 

 

  1. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung (schriftlich) der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

 

  1. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechts benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitsbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitsbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

 

  • 6 Kommunikation per E-Mail

 

  1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen

E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

 

  1. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

 

 

  • 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

 

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen

Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstandes, Abteilungsleiterinnen, Abteilungsleiter,

Übungsleiterinnen und Übungsleiter) sind auf den vertraulichen Umgang mit

personenbezogenen Daten zu verpflichten.

 

 

  • 8 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

 

  1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich durch Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, dem Ressortleiter Allgemeine Verwaltung und dem Administrator vorgenommen werden.

 

 

  1. Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

 

  1. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Hompage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtungen von Weisungen des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetsauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstandes nach §26 BGB ist unanfechtbar.

 

 

  • 9 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

 

  1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung.- nutzung oder –weitergabe ist untersagt.

 

  1. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

 

 

  • 10 Inkrafttreten

 

Dies Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 10.01.2019 beschlossen und tritt mit der Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.